Mäkikodissa otettiin käyttöön Lean-johtamisen menetelmät, jotka ovat tehostaneet toimintaa, karsineet pois turhaa sähläämistä ja selventäneet vastuita. Potkujen antaminen ”Joku Muulle” on vaatinut työryhmältä kypsyyttä, mutta erottamispäätökseen on oltu tyytyväisiä. 

Lean-johtaminen on prosessijohtamismalli, joka tarjoaa erilaisia käytännön työkaluja  asiakastyytyväisyyden ja laadun parantamiseen minimoimalla turhia kustannuksia ja ylimääräisiä, tuottamattomia toimintoja. Lean-filosofian mukaisessa toiminnassa asiakasnäkökulman lisäksi keskeisiä elementtejä ovat toiminnan jatkuva parantaminen ja ihmisten kunnioittaminen. 

Vaikka Leanin juuret johtavat autotehtaille, on sitä viime vuosina sovellettu yhä enenevissä määrin myös sosiaali- ja terveysalalla. Mäkikodin vastaavan ohjaajan Satu Seppälän opintojen myötä myös Lilinkotisäätiössä on alettu hyödyntää Lean-johtamisen menetelmiä.  

– Vuonna 2017 suoritin Leaniin liittyvän kurssin osana sosionomin YAMK -tutkintoani. Jo silloin rupesin miettimään päivittäisjohtamista Lean-näkökulmasta. Voitaisiinko menetelmää hyödyntää myös Lilinkotisäätiöllä, vaikka sosiaalityö onkin vaikeasti vakioitavaa? Satu kertoo. 

Työ on tehostunut ja palvelun laatu parantunut  

Idea kypsyi opintovapaalla, jolloin Satu päätti pyytää säätiöltä tutkimuslupaa Lean-johtamista soveltavaan opinnäytetyöhönsä. Kun työyhteisö vielä näytti vihreää valoa kehittämistehtävälle, alettiin Mäkikodissa yhdessä kehittää päivittäisjohtamista. Kehittämistehtävän myötä Mäkikodissa ruvettiin hyödyntämään kolmea Lean-johtamisen periaatetta.

Ensimmäiseksi pientyöryhmä järjesti yhteisen, ennen aina sotkuisen oleskelutilan 5S-menetelmällä, jonka tarkoituksena on parantaa työympäristön turvallisuutta ja tehokkuutta. Uudella menetelmällä huone saatiin paitsi järjestettyä myös pidettyä siistinä. Kaikkien työ on helpottunut, kun tila on siisti ja tarpeelliset työvälineet löytyvät helposti.  

Toisen Lean-menetelmän, arvovirtakuvauksen, kautta tehtiin näkyväksi työn laatu. Pientyöryhmäläiset tekivät työvuoronsa aikana vartin välein muistiinpanoja siitä, mitä työ oli pitänyt sisällään. Jokainen merkitsi muistiinpanoihinsa värikoodein mikä työtehtävistä tuotti arvoa asukkaille, mikä ei tuottanut arvoa mutta oli pakko tehdä sekä työn, joka ei tuottanut arvoa tai ollut pakollista. Kun kaikkien koodaamat muistiinpanot kerättiin yhteiseksi arvovirraksi, nähtiin konkreettisesti, mistä voitaisiin nipistää, jotta työssä voidaan keskittyä kaikkein olennaisimpaan.  

Kahdessa pientyöryhmässä syntyneet ajatukset vietiin tämän jälkeen koko Mäkikodin yhteiseen kehittämispäivään, jossa yhteisen työskentelyn tuloksena syntyi vielä kolmas menetelmä, päivittäisjohtamisen taulu ja struktuuri. Tämän menetelmän avulla tehtiin näkyväksi arjen muuttuvat tilanteet, laatumittarit sekä vastuualueet. Taulun äärelle kokoonnutaan yhä joka arkipäivä. 

Leanin avulla työntekijät ovat saaneet työkaluja johtaa ja organisoida omaa työtään tehokkaammin. Menetelmien avulla on tehty näkyväksi paitsi työn rakennetta, laatua ja sisältöä myös vastuualueita. Hommat eivät jää roikkumaan, kun kaikki tietävät oman vastuunsa. Ja mikä tärkeintä, työn parempi organisointi on entisestään parantanut asukkaiden saaman palvelun laatua. 

– Jos sovitaan, että joku muu hoitaa, niin kukaan ei hoida. Enää meillä ei ole sellaista henkilöä kuin ”Joku Muu” töissä, Satu naurahtaa. 

Hyvät menetelmät jakoon 

Mäkikodin vanavedessä Lean-menetelmiä on kokeiltu myös muissa Lilinkotisäätiön palvelutalossa. Satu onkin ollut todella tyytyväinen menetelmien avulla saatuihin tuloksiin. 

– Liian pitkä tarkasteluväli ei auta korjaamaan toimintaa. Lean-menetelmillä huomio on kiinnittynyt lyhyemmän aikavälin toimintaan, jolloin olemme voineet reagoida aiempaa nopeammin tilanteisiin. Pystymme nyt tunnistamaan aiempaa paremmin arjen työssä ilmeneviä ongelmia ja ratkaisemaan niitä nopeammin. Myös viestintä toimii nopeammin, Satu arvioi. 

Toinen asia, mihin hän on ollut äärimmäiset tyytyväinen, on sekä henkilökunnan että koko organisaation asenne toiminnan ja uusien työtapojen kehittämiseen. Sadun mukaan menetelmät vaativat työntekijäiltä paljon kypsyyttä ja kykyä tarttua ongelmiin rakentavalla tavalla. Samalla vaaditaan taistelukuntoa, sillä oman työn kehittäminen ei koskaan lakkaa. 

– Meidän työryhmä on ollut aivan upea, tämä ei todellakaan olisi onnistunut ilman työryhmän panosta. Kaikki olivat mukana ennakkoluulottomasti, valmiina rakentamaan ja kulkemaan yhteistä matkaa. Ylipäätään olen kiitollinen siitä, kuinka positiivisesti Lilinkotisäätiössä suhtaudutaan kaikkeen kehittämiseen, Satu sanoo. 

 

LILINKOTISÄÄTIÖ

Vanha Helsingintie 8
00700 Helsinki

Henkilökunnan sähköpostit: etunimi.sukunimi@lilinkoti.fi

Löydät meidät myös somesta:

Pin It on Pinterest